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留心给教授写邮件的7个关键细节

作者:诺思留学 来源:诺思留学整理 2014-8-26
热门关键字:留学   写邮件  
导读:每一位留学生都免不了在留学时要给自己的大学教授书写邮件,这是师生之间常见的一种交流方式,你知道给国外大学教授写邮件有哪些技巧吗?在与教授之间的邮件沟通中有哪些注意事项吗?从细微之处着手,把细节处理到位,你会给教授留下一个好学生的印象。
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每一位留学生都免不了要给自己的大学教授书写电子邮件,这是师生之间常见的一种交流方式,你知道给国外大学教授写邮件有哪些技巧吗?在与教授之间的邮件沟通中有哪些注意事项吗?从细微之处着手,把细节处理到位,你会给教授留下一个好学生的印象。

1、邮件发出去就像泼出去的水,不可回收,所以写好了邮件一定要认真检查,每封邮件至少检查3遍以上。检查收信栏地址、英文拼写是否有误等。海外留学大学里的教授一般不用大学里的邮箱系统,所以你要把邮件发送到他们真正正在使用的私人邮箱地址,而不是大学通讯录上的邮箱地址,要想获得教授的私人邮箱地址,可以从他们的个人摘要或者注意看看教学大纲来寻找一些线索。

2. 你可以申请一些有名的网站邮箱地址,不要出现一些不常见的邮箱地址,因为一般教授们更喜欢打开比较有名的邮箱地址,例如lilei@liulian.edu等,不常见的邮箱地址会引起人们的质疑。

3. 在给教授写信时要注意紧扣主题,在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释,这样方便教授快速浏览指导你的邮件主题。千万不要包含一些要求,比如说“紧急请求–请立即回复”,可以很肯定的说,你的请求基本都会被无视掉。邮件开头的称呼也很重要,最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”Dear Professor XXX。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs。”也不会显得像是个性别歧视者。

4. 邮件内容需要简洁明了。因为教授每天都会收到很多邮件,你只有清楚明了才能有助于教授阅读,最好把问题逐条列出来比较好。如果你的问题表述的很详尽或者多层面的,最好在教授的办公时间面谈,这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

5. 在教授针对你发的邮件对你有回复之后,你千万要告知教授已收到邮件。这样,下次在课堂上看到你的时候,他们就会觉得你是个很有礼貌、很不错的学生。

6. 在英国用大写字母写信表示一种愤怒等强烈的情感,所以邮件不要都用大写字母来写,因为这不符合别人的表达和接收方式,也没有人喜欢被人乱喊。还有,信件中少用甚至不要用表情符号和微笑符。尤其要注意的是,信件按照格式来写,不要太随意,或者用一些幽默的方式,这样会适得其反,会让人感觉不太随意、不正规、不重视此事。

7.邮件内容不要出现拍马屁、献殷勤的文字,这样容易让人反感。最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes、Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。)然后签上你的全名,而不是什么昵称,就像Ry-Ry 或者 Biff。

给留学大学的教授写邮件也是一种社交礼仪,从细微之处着手,处理好每一个称谓、落款等这样的细小事情也是你综合素质的体现。邮件交流也需要技巧,只要你用心做好这些小事情,你一定会收获到教授们的好评和关注。

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